Zdecydowanie się na zatrudnienie wirtualnej asystentki, czyli w skrócie WA może przynieść wiele korzyści. Jednak ważne jest odpowiednie przygotowanie się do rozpoczęcia współpracy. Zatrudniając po raz pierwszy raz wirtualną asystentkę, warto pamiętać o kilku istotnych krokach, aby zapewnić płynne rozpoczęcie współpracy i efektywną komunikację. W tym artykule dowiemy się, jak dobrze przygotować się do tego zadania.
1. Zdefiniowanie zadań i oczekiwań
Przed zatrudnieniem wirtualnej asystentki, sprecyzuj dokładnie, jakie zadania i oczekiwania będziesz miała wobec niej. Czy będzie to obsługa korespondencji, organizacja spotkań czy inne zadania? Jasne zdefiniowanie oczekiwań pomoże w efektywnej współpracy.
Możliwe, że będziesz też, że w zależności od zadań, jakie chcesz powierzyć WA, będziesz szukać zupełnie innej osoby. WA mają swoje specjalizacje i trzymają się konkretnych niszy, które są uzależnione od ich umiejętności oraz zainteresowań.
2. Określenie częstotliwości i sposobu komunikacji
Zdecyduj, jak często będziesz komunikować się z wirtualną asystentką i w jakim formacie (e-mail, wideokonferencja, platforma zarządzania zadaniami itp.). Dobre zrozumienie sposobu komunikacji ułatwi przekazywanie informacji i rozwiązywanie ewentualnych pytań. Dzięki temu zdecydowanie łatwiej będzie rozwiewać wątpliwości,
Możecie też ustalić, w jakich godzinach kontakt jest możliwy. Należy też pamiętać o ustaleniu zasad dotyczących kontaktowania się w weekendy czy dni wolne od pracy.
3. Tworzenie klarownych instrukcji
Przygotuj instrukcje dotyczące konkretnych zadań, które będziesz przekazywać wirtualnej asystentce. Im dokładniejsze i bardziej klarowne będą instrukcje, tym łatwiej będzie jej wykonywać powierzone zadania.
W razie potrzeby instrukcje i dokładny zakres obowiązków możesz ustalić z WA już na początku waszej współpracy po to, by uniknąć niejasności i klątwy wiedzy.
4. Tworzenie harmonogramu i priorytetów
Ustal, kiedy oczekujesz wykonania poszczególnych zadań i jakie są ich priorytety. To pomoże w organizacji pracy i efektywnym zarządzaniu czasem. Zwłaszcza na początku współpracy pamiętaj o tym, by dla własnego bezpieczeństwa nie planować wszystkiego bardzo ściśle, ale zostawić trochę czasu w zapasie. Dzięki temu ewentualne poprawki nie będą wiązały się z atmosferą stresu i pracy pod presją czasu.
5. Dostęp do narzędzi i zasobów
Zapewnij wirtualnej asystentce dostęp do niezbędnych narzędzi i zasobów, które umożliwią jej wykonywanie zadań. Może to obejmować dostęp do skrzynek e-mail, kalendarza, narzędzi zarządzania projektami itp.
6. Współpraca i wzajemne zrozumienie
Podczas pierwszych spotkań lub komunikacji, warto poświęcić czas na nawiązanie relacji i zrozumienie stylu pracy wirtualnej asystentki. Współpraca opiera się na wzajemnym zaufaniu i komunikacji.
7. Umówienie spotkań wstępnych
Zorganizuj spotkania wstępne, które pozwolą na bliższe poznanie się i omówienie szczegółów współpracy. To również może pomóc w ułatwieniu przekazania informacji i oczekiwań. Spotkanie nie musi odbywać się na żywo. Możecie po prostu porozmawiać za pośrednictwem komunikatorów.
Podsumowanie
Zatrudnienie wirtualnej asystentki jest dużym krokiem w kierunku podniesienia efektywności i skuteczności w pracy. Przygotowanie przed rozpoczęciem współpracy jest kluczowe dla udanego startu. To właśnie dzięki niemu, można współpracować, unikając nieporozumień. Zdefiniowanie zadań, oczekiwań, harmonogramu i sposobu komunikacji zapewni płynne przejście i efektywną współpracę.
Pamiętaj, że współpraca z wirtualną asystentką może przynieść wiele korzyści tylko jeśli obie strony dobrze się do tego przygotują i otwarcie ze sobą komunikują i wyraźnie formułują swoje oczekiwania.
