Współczesne technologie umożliwiają nam korzystanie z usług wirtualnych asystentek, co może znacząco ułatwić zarządzanie obowiązkami i zadaniami. Jednak niezależnie od tego, czy zatrudniamy asystentkę w pełnym wymiarze godzin, czy na zlecenia, istnieją pewne błędy, których warto unikać, aby znaleźć odpowiednią osobę do wsparcia w naszych zadaniach. W tym artykule przedstawimy kilka kluczowych błędów, które warto omijać przy procesie zatrudniania wirtualnej asystentki.
1. Niejasne wytyczne
Jednym z najważniejszych błędów jest brak jasnych i precyzyjnych wytycznych dotyczących oczekiwań i zadań. Jeśli nie przedstawisz w sposób zrozumiały tego, czego oczekujesz od wirtualnej asystentki, może to prowadzić do nieporozumień i niewłaściwego wykonywania zadań. Przygotuj dokładny opis stanowiska, listę obowiązków i oczekiwanych rezultatów, aby uniknąć niepotrzebnych trudności. Zanim zaczniesz szukać WA, sama musisz wiedzieć, jakiego efektu jej pracy oczekujesz.
2. Brak spersonalizowanego procesu rekrutacji
Wirtualna asystentka będzie pracować jako część Twojego zespołu, więc warto zainwestować czas w spersonalizowany proces rekrutacji. Skrupulatne wywiady, testowanie umiejętności oraz ocena dopasowania kandydatki do kultury Twojego biznesu są kluczowe dla znalezienia najlepszego kandydata. Jeśli planujesz dłuższą współpracę z daną osobą, to po prostu musisz upewnić się, że pasuje ona do kultury tworzonej przez Ciebie organizacji.
3. Niedostateczne badanie umiejętności i referencji
Skupienie się tylko na informacjach zawartych w CV lub liście umiejętności może być ryzykowne. Upewnij się, że przeprowadzasz dogłębne badanie umiejętności kandydatki i sprawdzasz jej referencje. To pomoże uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości. Dzięki bardzo bogatym zasobom internetu wystarczy tylko chwila, by zweryfikować dane podawane przez kandydatkę lub kandydata.
4. Nieokreślenie dostępności i komunikacji
Dostępność i komunikacja są kluczowe w pracy wirtualnej asystentki. Unikaj błędu nieokreślenia oczekiwań dotyczących dostępności w ciągu dnia oraz preferowanych kanałów komunikacji. Zdefiniowanie tych aspektów pozwoli na płynną współpracę.
5. Zbyt małe skupienie na umiejętnościach miękkich
Oprócz umiejętności technicznych warto zwracać uwagę na umiejętności miękkie, takie jak komunikacja, organizacja czy elastyczność. Dobra wirtualna asystentka powinna być efektywnym komunikatorem i potrafić radzić sobie w zmiennych warunkach pracy zdalnej. Świetne referencje i wysokie umiejętności techniczne nie wystarczą, jeśli nie będziecie mogły się ze sobą dogadać.
Podsumowanie
Zatrudnianie wirtualnej asystentki może przynieść wiele korzyści, ale unikanie pewnych błędów jest kluczowe, aby wybrać najlepszej kandydatki. Pamiętaj o jasnych wytycznych, spersonalizowanym procesie rekrutacji, badaniu umiejętności i referencji, definiowaniu dostępności oraz uwzględnianiu umiejętności miękkich. Dbanie o te aspekty pomoże Ci znaleźć dobrą wirtualną asystentkę, która skutecznie wesprze Cię w codziennych zadaniach i przyczyni się do sukcesu Twojego biznesu.
